Robot fjerner bøvl i kommunalt køkken

Robotten Åse Åkanden tager imod bestillinger i det kommunale køkken - og er bare én af mange robotter i kommunen, der via digitalisering skaber bedre tid til kerneopgaven hos borgeren.

I Ringkøbing-Skjern Kommunes kommunale køkken Åkanden vil de ansatte helst bruge tiden ved gryder og stegepander og med fingrene i gode, sunde råvarer.

Derfor ledte køkkenchef Lone Fløe efter en teknisk løsning, der kunne begrænse den tid, køkkenpersonalet også har været nødt til at bruge ved computere, og i samarbejde med kommunens økonomiske team og IT-afdelingens robotteam har Åkanden derfor nu fået en ny digital ’ansat’ i form af robotten Åse Åkanden.

Robotten tager de kedelige opgaver

Robotten er egentlig ’bare’ et stykke software indlejret i kommunens digitale mødeforplejningssystem, der nu holder priser og menu ajourført, og i én og samme arbejdsgang tager imod en bestilling om mødeforplejning – og samtidig bogfører bestillingen, så personalet i Køkkenet Åkanden kan koncentrere sig om selve mødeforplejningen.

- Vi arbejder rigtig meget med at fjerne bøvl i arbejdsdagen på Åkanden, og derfor var vi ude efter en lavpraktisk løsning, der kunne klare de kedeligste af vores opgaver, fortæller Lone Fløe.

På sigt håber hun, at de hjemmeboende borgere og kommunale enheder, som får mad fra Åkanden, også kan bestille via Åse Åkanden.

- Brugeren ved ikke, at der er en robot bag bestillinger til mødeforplejning. Brugeren får bare et link til en blanket, der skal udfyldes, fortæller IT-konsulent Erik Elkhøj og peger på, at den største fordel ved Åse Åkanden egentlig findes i kommunens Økonomiafdeling, hvor robotten nu automatisk samkører to programmer, så en medarbejder ikke længere skal taste tal fra en skærm til en anden.

- Det meningsløse copy-paste-arbejde er robotter rigtig gode til at overtage, siger han.

 Foran andre kommuner

Sammen med sin kollega Pernille Thomsen arbejder Erik Elkhøj på at sikre, at borgere og ansatte i Ringkøbing-Skjern Kommune i tiltagende grad hjælpes af robotter – ofte helt uden, at de ved det.

Faktisk har IT-afdelingens robotteam udviklet flere end 130 robotter over de seneste år, hvilket har frigjort mere end 37.000 arbejdstimer, som medarbejderne nu kan bruge på opgaver, som kræver en faglig vurdering.

Desuden har robotteamet haft dialog med over 50 andre kommuner alene i 2022 for at fortælle om arbejdet og erfaringerne med robotter i Ringkøbing-Skjern Kommune – og de har holdt oplæg for f.eks. KL og Microsoft, samt på Digitaliseringsmessen.

Herudover er robotteamet blevet kontaktet af et universitet, en statslig styrelse og en region foruden digitale medier, der bl.a. er interesserede i at høre, hvorfor Ringkøbing-Skjern Kommune har valgt at dele robotteknologier og -erfaringer åbent med andre kommuner. Og så var det Ringkøbing-Skjern Kommunes robotløsning, indenrigsministeren pegede på i en skrivelse til alle landets kommuner, da der skulle bedre styr på, hvor mange udlændinge, der stod registreret i kommunerne CPR-registre og hvor mange, der reelt var udrejst.

- I al beskedenhed, så er vi et godt stykke foran mange af de andre kommuner, når det gælder robotter, fortæller Erik Elkhøj og tilføjer, at det fra starten har været ledelsens indstilling, at dele ud i stedet for, at 98 kommuner hver især skal opfinde den dybe tallerken om og om igen.

- Det er jo borgerne, der har glæde af det, når vi udvikler en robotløsning, så derfor deler og fortæller vi gerne om vores robotter, siger Pernille Thomsen.

Tid til kerneopgaven

Robotterne er hver gang udviklet efter ønske fra medarbejdere, der kan se en fordel i, at en robot tager det kedelige arbejde, så der bliver frigivet tid til de opgaver, hvor den enkelte ansatte bruger sin faglighed.

- Hos os er det gratis for de enkelte afdelinger at få udviklet en robotløsning. Det eneste de skal bidrage med, er den tid, de bruger på at fortælle os om deres arbejdsopgaver, fortæller Pernille Thomsen.

- Fra andre kommuner hører vi om effektiviseringskrav eller spareøvelser fra ledelsen som baggrunden for udviklingen af robotter. Her beholder den enkelte afdeling den tid, der kan spares gennem robotløsning – tid som de kan bruge på at løse kerneopgaven, tilføjer hun.

Robotløsningerne er udviklet til så forskellige fagområder som Beskæftigelse, Sundhed & Omsorg og Land, By og Kultur – og til arbejdsgange som fakturering af byggesagsgebyrer, til at holde styr på aflastningsophold på plejehjem og til at finde alle relevante sagsakter i en begæring om aktindsigt.

- Robotterne aflaster medarbejderne for kedelige arbejdsgange, de samler data og information og finder sagsakterne, der så ryger til manuel behandling, men robotterne træffer ikke afgørelser, siger Pernille Thomsen og peger på, at en robot f.eks. nu kan lave en effektiv og korrekt kontrol af alle sager, hvor der før blev foretaget stikprøver – med risiko for menneskelige fejl.

De fleste robotløsninger er navngivet for at gøre det nemmere for brugerne at forholde sig til robotterne – og for robotteamet at huske den ene robot fra den anden.