Kommunalt køkken fjerner hverdagens bøvl

Alle kender det: Når der kommer nye opgaver til, får man ikke altid ryddet ud i de gamle rutiner, og en dag er der bare kommet for mange lag ovenpå hinanden - også unødvendige lag.

Sådan var det også i køkkenet Åkanden, hvor de 44 medarbejdere hver dag tilbereder 1000 måltider. 1000 måltider til borgere, som ikke længere selv kan tilberede et godt måltid, og til en af afdelingerne på Gødstrup, hvor patienterne lider af dysfagi - det vil sige, at de ikke kan synke almindelig mad og derfor har brug for særlig kost. Faktisk er hele 60 procent af de 1000 måltider tilpasset borgere og patienters personlige behov.

Opgaverne i køkkenet er altså blevet flere og mere komplekse. Men faciliteterne er ikke fulgt med, og det betød, at der var begyndt at komme noget utilfredshed over arbejdsdagens opgaver.

- En aften hjemme i sofaen med min iPad faldt jeg over en film, der viste metoder til at fjerne forstyrrelser og unødvendige opgaver og ad den vej skabe en bedre arbejdsdag. Jeg tog filmen med på et personalemøde, og bagefter var alle meget motiverede for at gå i gang med at fjerne 'bøvlet' i vores arbejdsdag, fortæller leder Lone Fløe.

Tre kategorier af bøvl

Efter personalemødet gik hver afdeling i gang med at lave lister over, hvad de fandt af 'bøvl' i hverdagen. Listerne skulle være uden filter - og de blev lange.

Dernæst blev emnerne inddelt i tre kategorier:

Det, der skal forankres, fordi det er lovbestemt og ikke kan forandres. Beslutningen var, at nu skulle man ikke "brokke siger mere" over de opgaver - for de kan ikke ændres.

Næste kategori var det, der kan fjernes. Gennem årene, hvor Åkanden er vokset gevaldigt, er der løbende kommet nogle lag på i opgaverne, som overraskende let kunne fjernes.

- Det handlede især om orden, plads, mangel på en blender, uklarhed om hvornår en opgave er løst - alt sammen noget, der kunne fjernes, fortæller Lone Fløe.

Den sidste kategori handlede om det, der med fordel kan forandres. I takt med at afdelingerne var blevet større, opstod der et behov for at koordinere opgaverne i køkkenet, så opgaverne blev løst i den rigtige rækkefølge. Derfor fik alle afdelinger en koordinator, som koordinerer opgaverne i samråd med de øvrige koordinatorer og produktionslederen.

- Og så startede vi bare fra en ende. Vi tog de nemmeste ting først, for det er rart at begynde med en succes, fortæller Lone Fløe og tilføjer:

- Det kan normalvis godt være svært med forandringer i ens arbejdsopgaver, men her oplevede vi altså succes, fordi det var så enkelt og så nemt at se forbedringen.

Lederen skal være med

Processen i Åkanden har været i gang siden 2021, og den slutter nok aldrig. For i en travl virksomhed bliver der heldigvis ved med at komme nye opgaver - sådan er det også i Åkanden. Her har de allerede fået en bedre arbejdsplads - og de ændrede vaner betød, at de kunne takke ja til opgaven fra sygehuset i Gødstrup uden at skulle ansætte flere medarbejdere - de nye arbejdsgange havde nemlig frigjort tid til den nye specialiserede opgave.

Det kan lyde simpelt. Det kan lyde nemt. Men i en produktionsvirksomhed med mange afdelinger, forskellige arbejdstider og opgaver, kan det være en udfordring at få alle om bord på én gang.

- Vi har for eksempel medarbejdere, der arbejder i pakkeriet, hvor der er 10 grader, nogen arbejder på lageret, hvor der er 5 grader, mens andre arbejder i fryseren, hvor der er minus 18 grader. For dem kan det være en udfordring midt på en arbejdsdag at skulle sidde stille til en kursusdag i et varmt lokale. Derfor tager det tid at rulle sådan en ny arbejdsgang ud til alle. Men vi har taget det i et tempo, så det gav mening for os - og det har vist sig at være en succes, siger lederen.

Lone Fløe har et tip til, hvis man som leder i en anden virksomhed tænker, at denne metode også kan være en fremtid for deres medarbejdere:

- Det er vigtigt, at lederen er med og deltager. At man som leder også tør se på sine egne uvaner, og jeg er da absolut også i proces med mig selv. Selverkendelse er et vigtigt første skridt. Lederen skal hele tiden undre sig, italesætte opgaveløsningen, se på arbejdsgange, stille spørgsmål: er det her den bedste måde at løse opgaven på, siger hun.

- Det er derfor også lederens opgave at sikre, at alle holder fast i de nye processer. For medarbejderne er tiden ofte en faktor - og det er lederens opgave at spørge: Hvad er det, vi bruger vores tid på.

Hun er glad for de nye rutiner i Åkanden. Opgaverne bliver løst på en bedre måde, og hverdagen er bedre:

- Vi ønsker en arbejdsplads, hvor vi kan have det sjovt, og hvor vi har tid til at løse vores kerneopgave, som er at lave gode nærende måltider fra bunden. Det har vi fået. Og vi har aftalt med hinanden, at vi hele tiden er opmærksomme på, hvad vi skal forankre, fjerne eller forandre.

Som de fleste ved, kan man finde bøvl på alle arbejdspladser. Det kan derfor være fristende at gå i gang med en proces, som den de har haft på Åkanden, mens andre måske vil holde sig tilbage af frygt for tidsforbrug og langsommelig implementering. Til dem har Lone Fløe en opfordring:

- Her hos os er vi håndværkere. Vi er praktiske og er bare selv gået i gang. Det er 'hands on', og på vores arbejdsplads er vi ikke til langvarige arbejdsgruppe-projekter. Vi gik bare i gang. Det ligner meget det LEAN-system, man kender fra industri-virksomheder, men her har vi gjort det til vores eget. Ved at se anderledes på vores arbejdsgange har vi fundet tid til at løse Åkandens kerneopgave, som lyder: I samarbejde med borgerne at sikre mad og drikke, der fremmer livskvalitet, sundhed og rehabilitering.