Referat: 28. maj 2024 kl. 08:00

Kopier link til punktet  -   Print

1: Godkendelse af dagsorden

Sagsnr:

Ingen bilag.

Godkendt.

• Jens Jacob Østergaard ()
• Lennart Qvist ()
• Jakob Agerbo ()

Kopier link til punktet  -   Print

2: Hvide Sande havn regnskab 2023

Sagsnr: 17-012891

Hvide Sande Havn har fremsendt årsrapport for 2023. Årsrapporten er revideret af Partner Revision og er uden bemærkninger.

Regnskabet viser et overskud på 3,4 mio. kr. Det tilsvarende resultat for 2022 var et
overskud på 9 mio. kr. Ved regnskabsårets udløb er havnens egenkapital opgjort til 99,5
mio. kr. mod 96,1 mio. kr. i 2022. Havnens gæld til kommunekredit udgør 56 mio. kr.

Havneloven (Lovbekendtgørelse nr. 457 af 23. maj 2012).

Kommunen garanterer samlet set for de 56 mio. kr. ved KommuneKredit ellers ingen bemærkninger hertil.

Ingen bemærkninger.

Administrationen indstiller årsrapporten 2023 for Hvide Sande Havn til Byrådets godkendelse. 

• Årsrapport - 2023-Hvide Sande Havn-underskrevet
• Revisionsprotokollat med direktion - 2023-Hvide Sande Havn-underskrevet

Økonomiudvalget anbefaler administrationens indstilling godkendt.

• Jens Jacob Østergaard ()
• Jakob Agerbo ()
• Lennart Qvist ()

Kopier link til punktet  -   Print

3: Budgetlægning 2025 - 2028 på Økonomiudvalgets område

Sagsnr: 23-022107

I henhold til den godkendte tidsplan for budgetlægningen for perioden 2025 - 2028 fremsendes der hermed budgetmateriale til videre drøftelse i Økonomiudvalget. 

Nye driftsforslag

Der vedlægges følgende driftsforslag til budgetlægningen for 2025 - 2028 på Økonomiudvalgets område. Nogle af forslagene er fremsendt uden finansieringsforslag, hvilket Økonomiudvalget skal forholde sig til, hvor et bortfald af tilskud til Stauning Lufthavn vil kunne dække noget, men ikke alt.

Forslaget vedr. myndighedspersonale på genbrugsområdet er reelt en udgiftsneutral omplacering, men som indebærer, at udgiften fremover belaster det skattefinansierede område i stedet for via takstopkrævning. 

Anlæg

Der er ingen nye anlægsforslag på Økonomiudvalgets område, men som orientering vedlægges der en oversigt over de anlægsprojekter, der er indregnet ved tidligere års budgetlægning for årene 2025-2028.

Afdrag

Der er forslag til forhøjelse af det afsatte beløb til afdrag på lønmodtagernes feriemidler samt indfrielse af lån på Hemmet plejehjem som følge af nedlæggelse. Det skal drøftes og besluttes, hvorvidt det forøgede afdrag til lønmodtagernes feriemidler helt eller delvist skal dækkes af mindre udgifter til indskud i støttet byggeri eller om det skal finansieres af kassen. Da gælden vedr. feriemidler bliver indekseret og budgettet skal afsættes i løbende priser, foreslås det, at der endvidere sker en fremskrivning på 2,5% pr. år af det samlede beløb.

Indskud støttet byggeri

Til orientering er der indarbejdet nedenstående rammebeløb til indskud i støttet byggeri ved budgetlægningen for 2025 (beløb i 1.000 kr.). Beløbet afsat i 2028 svarer til beløbet i 2027. beløbet kan eventuelt reduceres og anvendes som kompenserende besparelse i forhold til afdrag på feriepengeforpligtigelsen, med henvisning til det akkumulerede beløb overført fra tidligere år.

Jordforsyning

Der er vedlagt en oversigt, der viser afsat budget i perioden 2025 - 2028 samt prioriterede områder. De afsatte budgetmidler vil kunne finansiere de forventede udgifter i budgetperioden. der er lagt op til, at budgetniveauet fastholdes på det høje niveau fra 2026 og frem. 

Thomas Andersen og Jane E. Henriksen deltager i behandlingen af punktet.

Ingen bemærkninger. 

Ingen yderligere bemærkninger. 

Ingen bemærkninger. 

Administrationen indstiller, 

• at Økonomiudvalget foretager en indledende drøftelse af budgetforslagene
• at Økonomiudvalget tilkendegiver, hvorvidt udvalget har yderligere punkter, der skal medtages til den endelige afklaring på mødet i juni måned af hvilke punkter, der skal videresendes til budgetkonferencen
• at Økonomiudvalget drøfter og beslutter, hvorvidt det forøgede afdrag til lønmodtagernes feriemidler helt eller delvist skal dækkes af mindre udgifter til støttet byggeri eller finansieres af kassen
• at Økonomiudvalget sender relevante budgetskemaer til høring i Administrations MED.

• Driftstilskud til Ringkøbing Station, ej webtilgængelig
• Stauning Lufthavn - driftstilskud, ej webtilgængelig
• Cybersikkerhedsprogram, ej webtilgængelig
• ØU - flere rådgivere til Myndighed i HP, ej webtilgængelig
• Myndighedspersonale genbrugsområdet, ej webtilgængelig
• Udvidelse af redningsberedskab, ej webtilgængelig
• Ressourcer i Ejendomscenteret, ej webtilgængelig
• Tidligere indregnet anlægsprojekter på Økonomiudvalgets område, ej webtilgængelig
• Lønmodtagernes Feriemidler, ej webtilgængelig
• Indfrielse af lån på Hemmet Plejehjem, ej webtilgængelig
• Budget 2025 jordforsyning til budgetforhandling 2025-2028, ej webtilgængelig

Drøftet. Genoptages på næste møde.

Der udarbejdes en opdateret status vedr. planlagt støttet byggeri.

Relevante budgetskemaer sendes til høring i Koordinerende AdministrationsMED.

• Jens Jacob Østergaard ()
• Jakob Agerbo ()
• Lennart Qvist ()

Kopier link til punktet  -   Print

4: Ressourcer i Ejendomscenteret

Sagsnr: 24-011221

Formålet med dette dagsordenspunkt er, at der bliver taget stilling til en tildeling af flere personaleressourcer til Ejendomscentret, såfremt man ønsker ventelister på opgaver reduceret.   

I en lang periode har Ejendomscenteret oplevet stor efterspørgsel fra de fagområder som det meget gerne vil betjene. Desværre matcher personaleressourcerne ikke efterspørgslen – hvilket skaber et stort pres på personalet – desuden får fagområderne ikke den understøttelse som de har brug for, hvilket også skaber frustrationer.

På ØU-mødet den 8. august 2023 dagsorden pkt. 3 blev Ejendomscentrets opgaveportefølje samt ressourcer gennemgået. Konklusionen var, at med ressourcekapaciteten er det muligt at håndtere 85 procent af de indkomme opgaver – hvormed opgavelisten pt. forsat vokser. Siden mødet i aug. har afdelingen forsøgt at nå med på opgaver, samt indkørt på det tidspunkt nyt personale, men presset er forsat eksisterende og må regnes for statisk og dermed ikke aftagende. Der mangler således 4 stillinger.
En enkelt stilling har det seneste år været ”udlånt” fra LBK til ejendomscenteret som en midlertidig løsning for at afværge en ”nedsmeltning”. Denne udlånte stilling skal snarest tilbage til myndighedsområdet hvor den absolut mangles.

Dermed er der minimum brug for 4 stillinger for at løse opgaverne. Det anbefales, at der hurtigst muligt afsættes midler til at øge personaledelen, således at ressourcer kan begynde med at stemme overens med den efterspørgsel der kommer fra den resterende organisation. 

Ejendomscentrets hovedopgaver er:

• Anlægsopgaver
• Driftsopgaver
• Tekniske opgaver
• Analyseopgaver

Særligt er der pres på kommunens anlægssager samt arbejdet omkring styringen (drift) af kommunes bygningsportefølje på ca. 1000 bygninger. Dertil gøres der opmærksom på det kommende EU direktiv på bygningsområdet, som på nuværende tidspunkt er ved at blive skrevet ind i dansk lovgivning, EU direktivet træder i kraft fra 2025.

Det vurderes at der ikke er afsat tilstrækkelige midler til opretholdende vedligeholdelse. Det betyder at vores bygningsværdi over årene er nedadgående, og der bør derfor på sigt kigges ind i niveauet for afsatte midler til vedligeholdelse.

Hvordan er Ejendomscentret finansieret i dag

Ejendomscentret har en grundnormering på konto 6, herunder er der pt. finansieret 3 stillinger via 5% ordningen.

5% ordningen.

5% ordningen blev for Ejendomscenteret indført i oktober 2018. Ordningen går ud på at der kan afregnes 5% af konkrete anlægsprojekter dog max 500.000kr.  (anlægspuljer er ikke omfattet af denne ordning), som kan bruges til aflønning af medarbejdere, som skal stå for anlægsprojekterne. Samtidigt var det forudsat at der skulle spares på brugen af eksterne konsulenter.

I perioden hvor ordningen har eksisteret har det vist sig ikke at været muligt at spare tilstrækkeligt på brug af eksterne konsulenter, som det oprindeligt var tiltænkt. Ordningen er dermed hovedsageligt brugt til at få igangsat de anlægsprojekter der har været afsat på anlægsbudgettet, hvor interne ressourcer er brugt som projektledelse. Opgaverne tæller ikke længere kun anlægssager med en økonomisk bevilling, men i stor grad understøttende opgaver for organisationen i form af projektbeskrivelser, overslag, behov og mulighedsafklaring samt helhedsplaner.

Administrationen har arbejdet på at finde forskellige finansieringsmuligheder og anbefaler følgende:

Reduktion af anlægspulje til vedligehold:
Ejendomscenteret har en pulje på 8,8 mio. kr. som er en del af driftsbudgettet. Puljen  flyttes, hvert år i forbindelse med frigivelsen af de øvrige anlægspuljer, til anlæg og  bruges herefter som en anlægspulje, til at finansiere projekter. Ved siden af dette,  forsætter 5 % ordningen.

Konsekvens: Ved at reducere puljen med 2.5 mio. kr., kan der tilføres flere ressourcer til  Ejendomscenteret. Det vil dog betyde færre midler til anlæg. 

For at imødekomme presset på Ejendomscentret, samt gøre det enkelt at administrere peger vi på ovenstående scenarie, da det er en enkel manøvre. Her vil en finansiering på 2.5 mio. kr. ikke belaste servicerammen yderligere. På sigt kan det overvejes om Ejendomscenterets anlægsramme skal øges som konsekvens, såfremt det vælges at gå med denne løsning.
Som udgangspunkt taber Kommunen i dag bygningskapital ved nuværende økonomi til vedligehold og derfor bør der ses på niveauet for økonomien hertil.

Procedure ift. hvornår der sker en afregning af 5%-ordningen

Fremadrettet ønsker administrationen en beslutning om, at der kan afregnes 5 pct. i det øjeblik, at anlægsbudgettet er godkendt. Det betyder noget i forhold til ressourcer da det sikres, at der afregnes for udført arbejde selv om projektet ikke bliver til noget. Dette kræver dog at der gives en anlægsbevilling. Såfremt dette besluttes vil administrationen fremadrettet arbejde med at det af investeringsoversigten fremgår, hvilke projekter og puljer der er omfattet af en evt. procent-ordning, ligesom det kan besluttes, at disse bevilges ved budgetvedtagelsen og kan anvendes, uagtet om projektet bliver realiseret eller ej. Nogle gange anvendes planlægningsressourcer også på projekter, som aldrig bliver til projekter.

Fremadrettet vil Økonomi arbejde med at det af investeringsoversigten fremgår, hvilke projekter og puljer der er omfattet af 5 procent-ordning, ligesom det kan besluttes, at disse bevilges ved budgetvedtagelsen og kan anvendes, uagtet om projektet bliver realiseret eller ej. Nogle gange anvendes planlægningsressourcer også på projekter, som aldrig bliver til projekter.

Vedligeholdelsespuljen som er nævnt som finansieringsforslag er øremærket i 2024, så en eventuel opnormering i indeværende år for ejendomscenteret kan finansieres af ejendomscenterets overførte driftsmidler fra 2023. Her er der overført 10,6 mio. kr.

Opnormeringen i 2025 og fremadrettet skal indgå i økonomiudvalgets budgetdrøftelser frem mod budgetkonferencen i 2024.

Administrationen indstiller, at Økonomiudvalget godkender:

• at opnormeringen kan ske pr. 1. august 2024 finansieret af Ejendomscenterets overførte driftsmidler fra 2023, frem til januar 2025, såfremt udvalget ønsker at stabilisere samt nedbringe ventelisten på opgaver.
• at opnormeringen fra 2025 og fremadrettet finansieres af Ejendomscenterets vedligeholdelsespulje til anlæg og indgår i budgetdrøftelserne frem mod budgetkonferencen 2024, såfremt udvalget ønsker at stabilisere samt nedbringe ventelisten på opgaver.
• at de 5% kan afregnes i det øjeblik, at anlægsbudgettet er godkendt - som beskrevet i sagsfremstillingen.

Ingen bilag.

Administrationens indstilling godkendt.

• Lennart Qvist ()
• Jens Jacob Østergaard ()
• Jakob Agerbo ()

Kopier link til punktet  -   Print

5: Trivselsundersøgelse 2024 – hovedresultater

Sagsnr: 23-016690

Trivselsundersøgelse 2024 – hovedresultater
Trivselsundersøgelse gennemføres i Ringkøbing-Skjern Kommune blandt medarbejdere hvert tredje år. De tidligere undersøgelser er gennemført i 2009, 2012, 2015, 2018 samt i 2021. Nu fremlægges resultatet for 2024, hvor HovedMED i september 2023 godkendte hovedområderne til spørgeskemaet.

Undersøgelsen er gennemført udelukkende som en elektronisk spørgeskemaundersøgelse. Spørgeskemaet bygger på samme skabelon, som blev anvendt ved trivselsundersøgelsen i 2021.

3.370 medarbejdere har i 2024 fået tilsendt trivselsundersøgelsen. 2921 medarbejdere har helt eller delvist besvaret den, og der er således opnået en samlet svarprocent på 87 %.

Det er et flot resultat. Besvarelsesprocenten var 83,4 % svarede i 2021.

Konklusioner på hovedresultaterne for hele RKSK:
I hovedresultaterne for hele Ringkøbing-Skjern Kommune fremstår resultaterne generelt med positive tilkendegivelser; På mange spørgsmål er tilkendegivelserne på linje med tidligere. Besvarelserne ligger generelt med et gennemsnit omkring 4,0 eller derover, på en 5-punkt-skala, hvor 5 er ”helt enig” og 1 er ”helt uenig”. Det er et flot resultat.

Når resultaterne sammenlignes med den tilsvarende undersøgelse fra 2021, så er der fire spørgsmål, hvor resultaterne er lige under 4. Det er er de samme spørgsmål, som også har scoret lavest i de foregående undersøgelser:

• Jeg oplever, at jeg for det meste har tid nok til mine opgaver (gennemsnit = 3,8)
• Jeg oplever, at vi som medarbejdere bliver involveret i beslutninger om forandringer på vores arbejdsplads (gennemsnit = 3,7)
• Jeg oplever, at der er et godt samarbejde på tværs af fag- og stabsområder (gennemsnit = 3,9)
• Jeg oplever, at ressourcerne udnyttes på tværs af enheder og fag- og stabsområder (gennemsnit = 3,9)

89 % af medarbejderne angiver, at de er helt enig eller delvist enige i, at de alt i alt trives på deres nuværende arbejdsplads. Til sammenligning var det 90,4 % i 2021.

Overordnet trivsel
Ni af ti medarbejdere er enige i at de alt i alt trives på deres arbejdsplads, og tilsvarende flotte resultater genfinder vi i de tidligere undersøgelser. Tilsvarende flotte resultater finder vi på andre områder: ” Mine nærmeste kollegaer er gode til at give mig en hjælpende hånd, når jeg har brug for det” har et gennemsnit på 4,7 og ”Jeg synes, at mit arbejde er meningsfyldt” har ligeledes et gennemsnit på 4,7. Det svarer til at 79 % af alle besvarelse er enige i de to udsagn.

Videndeling og social kapital
Gennemsnittet på oplevelsen af at blive involveret i beslutninger om forandringer, er forsat relativt lavt. 3,7 er gennemsnittet i 2024, hvor det i 2021 var på 3,81. De øvrige spørgsmål i kategorien ”Videndeling og social kapital” ligger på samme pæne niveau som tidligere.

Ledelse
Besvarelsen viser, at medarbejderne generelt har et godt samarbejde med deres nærmeste leder (spr. 5.8). Gennemsnittet er 4,6. hvilket er det samme fine resultat som i 2018 og 2021. Ligesom for tre år siden har alle spørgsmål i kategorien ”Din nærmeste leder” gennemsnit på over 4,0, hvilket er positivt, idet ledelse er vigtigt for at skabe et godt samarbejde til gavn for løsningen af kerneopgaven.

Tidsplan for forløbet med trivselsundersøgelsen:
Præsentation og drøftelse af resultater:

Opfølgning:

Økonomiudvalget får nu hovedrapporten til orientering.

• Trivselsundersøgelse 2024. Hovedrapport

Drøftet og taget til efterretning.

• Jens Jacob Østergaard ()
• Lennart Qvist ()
• Jakob Agerbo ()

Kopier link til punktet  -   Print

6: Gensidig orientering

Sagsnr:

Ingen bilag.

Orientering fandt sted.

• Lennart Qvist ()
• Jens Jacob Østergaard ()
• Jakob Agerbo ()

Kopier link til punktet  -   Print

7: Underskriftsside

Sagsnr:

Ingen bilag.

• Jens Jacob Østergaard ()
• Jakob Agerbo ()
• Lennart Qvist ()