Referat: 22. august 2023 kl. 09:00

Kopier link til punktet  -   Print

1: Godkendelse af dagsorden

Sagsnr:

Ingen bilag.

Godkendt.

• Hans Østergaard ()

Kopier link til punktet  -   Print

2: Landdistriktsrådet skriver til Byrådet omkring varmeforsyningssituationen i landsbyerne

Sagsnr: 23-016477

Landdistriktsrådet skriver til Byrådet med en opfordring til at forsøge at udfordre Folketingets tilgang til håndteringen af varmeforsyningssituationen i landdistrikterne - og måske gå sammen med flere landdistriktskommuner. 

Eksempelvis er er den nationale fjernvarmepulje tømt for 2023. Der er til puljen modtaget ansøgninger på tilsammen 615 mio. kr. Puljen er på i alt 380 mio. kr. i 2023.

Ét er potentielle nationale tilskud til flere fjernvarmeværker, men det helt essentielle i landsbyernes udsagn til Landdistriktsrådet er en fornemmelse af at være overladt til sig selv uden den faglige indsigt og kompetence til at træffe en så stor beslutning om et eventuelt fælles varmeanlæg.

Der er generelt stor tilfredshed med den support, som Ringkøbing-Skjern Kommune har ydet i form af informationsmøder, vejledning til hvordan midler kan søges, midler til gennemførelse af varmescreeninger mv.

Tilbage står dog, at landsbyerne er overladt til sig selv, når det handler om at kvalificere og vælge rådgiver, finansiere rådgivningsydelserne uden at vide om projektet bliver til noget, og til sidst vurdere om firmaet har løst opgaven korrekt. Sidst men ikke mindst - stå på mål for det store regnestykke, om det kan betale sig at investere i et fælles varmesystem (uanset teknologi). 

Landsbyerne oplever generelt, at regeringen i al for lille udstrækning har taget ansvar for en løsning  til landsbyerne på landsplan. Det nytter kun lidt, at Energistyrelsens konsulenter holder oplæg om, "hvad man skal være opmærksom på, hvis man overvejer et fælles anlæg". 

Da nærværende brev til Byrådet blev sendt ultimo maj, var gaspriserne faldet igen. Henover sommeren er der igen usikkerhed om, hvordan den kommende vinter vil udarte sig, og der er stadig ikke rigtig initieret tiltag fra Folketingets side, som batter noget.

Formanden for Landdistriktsrådet og rådets sekretær er inviteret til deltagelse i dialog med Økonomiudvalget om det fremsendte brev. 

Ingen bemærkninger.

Ingen bemærkninger.

Til drøftelse.

• Landdistriktsrådet skriver til Byrådet om varmeforsyningssituationen i landsbyerne

Drøftet. Økonomiudvalget udbad sig problemstillingen afdækket yderligere med henblik på nærmere vurdering af, hvilke handlinger der kan og bør iværksættes.

• Hans Østergaard ()

Kopier link til punktet  -   Print

3: Skema C for 31 almene boliger på Rådhusgrunden i Tarm.

Sagsnr: 19-002136

Ringkøbing-Skjern Boligforening har den 12. juni 2023 via Boligselskabet Sct. Jørgen fremsendt ansøgning om byrådets godkendelse af skema C vedr. opførelse af 31 almene boliger på Rådhusgrunden i Tarm.

Byrådet har den 19. marts 2019 godkendt skema A. Skema B er under Corona administrativt godkendt d. 27. juli 2020.

Der er opstået afvigelser fra skema B til skema C som bl.a. skyldes ekstra udgifter til udearealerne afledt af pælefundering og derudover har der været indeksering ud over fastprisperioden.

Denne ændring i byggeriet anskaffelsessum giver en ændring i grundkapital indskuddet som ved skema B var 4,5 mio. kr. og ved skema C er 4,7 mio. kr. 

Dernæst vil den eksisterende kommunale garantiforpligtelse blive forhøjet fra ca. 34,3 mio. kr. til ca. 34,7 mio. kr. svarende til ca. 68,5 % af realkreditlånet på ca. 53,3 mio. kr.

Boligforeningen oplyser at huslejen er indtil videre uændret i forhold til budgetteret. En evt. forhøjelse kan ske ved næste budgetlægning. Indskuddet vil i så fald blive forhøjet, når der sker fraflytninger fra lejemålene.

Almenboligloven.

På kontoen til finansiering af grundkapitalindskud er der i 2018 afsat 1,5 mio. kr., der er
øremærket til brug for projektet på Rådhusgrunden i Tarm. Herudover har Byrådet tidligere
tilkendegivet, at en del af kommunens provenu for salget af Rådhusgrunden kan anvendes til
finansiering af grundkapitallånet. Administrationen anbefalede til skema A, at der i forbindelse med
budgetlægningen for 2020 blev indregnet et samlet udgift til kommunalt grundkapitallån på 4,5 mio.
De sidste 200.000 kr. til forhøjelse af grundkapital indskud finansieres fra afsatte midler til almene boligbyggerier.

Godkendelse af ansøgningen vil være afgørende for afslutning afbyggeriet.

Administrationen indstiller til byrådets godkendelse

• Skema C godkendes
• At tilsagnet om kommunal garantistillelse forhøjes til 34,7 mio. kr.
• At kommunen yder yderligere 0,2 mio. kr. i grundkapital lån som herefter udgør 4,7 mio. kr. Merudgiften finansieres af budgetrammen afsat til indskud.

• Revisionsprotokollat
• Skema C toften Tarm
• Forklaringsbrev

Økonomiudvalget anbefaler administrationens indstilling godkendt.

• Hans Østergaard ()

Kopier link til punktet  -   Print

4: Plan for Borgerservice i Ringkøbing-Skjern Kommune

Sagsnr: 23-009060

Økonomiudvalget behandlede den 23. maj 2023 sag vedr. en midlertidig begrænset åbningstid i Borgerservice Ringkøbing og godkendte, at der i perioden fra 1. juni 2023 til 1. september 2023 indføres begrænset åbningstid i Borgerservice Ringkøbing. Åbningstiden i månederne hen over sommeren, er begrænset til tirsdage og torsdage. Til gengæld er der i perioden åbnet op for en udvidet ekspedition i Borgerservice Skjern.

Borgerservice i Ringkøbing-Skjern Kommune har været gennem en turbulent periode som følge af en længerevarende ekstraordinær arbejdsbyrde, hvor især implementering af MitID, indrejse af en stor ukrainsk gruppe og tilgang af især østeuropæisk arbejdskraft til det lokale arbejdsmarked, har udfordret ressourcerne. Borgerservice har i tiltagende grad været ramt af sygemeldinger, og det har naturligt nok bidraget til, at sammenhængen mellem opgaver og ressourcer (mandetimer og kompetencer), ikke længere har kunnet hænge sammen.

De seneste måneder er der arbejdet intenst med at analysere og beskrive de tiltag, der er nødvendige at iværksætte, for at sikre kvalitet, stabilitet og et godt arbejdsmiljø i Borgerservice til gavn for borgere og medarbejdere. Den plan der nu arbejdes på til udrulning fra 1. september 2023, har fokus på følgende indsatser:

1. Rekruttering af personale og kompetenceudvikling af medarbejderne
2. Effektiviseringer, herunder modernisering af IT-systemer til nutidig standard
3. Normering og serviceniveau, herunder tilgængelighed og åbningstider
4. Telefonomstilling og reception

Ad. 1. Rekruttering og kompetenceudvikling

Borgerservice rummer mange specialiserede områder, hvilket stiller store krav til kompetenceniveau og graden af specialistviden kontra generalistviden. Der har gennem en længere periode været udfordringer med at have de rette kompetencer til rådighed på ekspeditionsstederne i Borgerservice, både i Ringkøbing og i Skjern. Det har gjort det klart, at der skal arbejdes målrettet på at skabe mindre sårbarhed. Der er derfor lagt en ny strategi om, at flere skal kunne mere.

Der er således brug for, at flere af borgerservicekonsulenterne er generalister på basisopgaverne, men også er klart definerede specialister til de mange lovområder, som dækkes af Borgerservice.

Borgerservice er i fuld gang med at sætte et særligt fokus på arbejdet med at skabe en robusthed i teamet, så også de særligt specialiserede opgaver kan løses af flere. Det kan f.eks. dreje sig om håndtering af den administrative proces på vielser, sociale begravelser, økonomisk friplads, folkeregister og valghandlinger.

Borgerservice arbejder fokuseret på at give den gode borgeroplevelse. Borgerservice er kommunens ansigt udadtil, og borgerne skal behandles med respekt og anerkendelse. Borgerservice er til for borgeren, og det skal kunne mærkes.

Planen fordrer, at der tilføres/frigøres ressourcer til Borgerservice. Området har dels været ramt af en del langtidssygemeldinger, som har medført to afskedigelser, dels en meget stor udskiftning i medarbejderstaben og derved yderligere udfordringer på kompetenceniveauet.

For at sikre at have ressourcer nok til at varetage opgaverne og for at undgå flere sygemeldinger, er der ansat tre nye medarbejdere hen over sommeren 2023. Dette medfører, at der her og nu er et merforbrug på lønkroner for Borgerservice. Men samlet set for hele Borgerservice og Ydelse, hænger det sammen, da der i afdelingen er et øget samarbejde hen over teamgrænserne.

I Borgerserviceteamet vil der pr. 1. september 2023 være 16 personer ansat, heraf er halvdelen ansat inden for det seneste halve år. Det stiller store krav til den kompetenceudvidelse, som skal finde sted, hvilket der er fokus på og struktur omkring at få sikret.    

Aktuelt er der fire deltidssygemeldte i teamet. Det er forventningen, at de er tilbage på fuld arbejdsdygtighed i løbet af september 2023.

Samlet set betyder det, at det i sommerperioden med nødberedskab, er lykkedes både at tiltrække nye medarbejdere og få tilrettelagt en god tilbagevenden for sygemeldte medarbejdere, så Borgerservice hen over efterårsmånederne er rustet til at kunne implementere ny teknologi, og samtidig arbejde målrettet på at få kompetencerne bredt ud på de nye medarbejdere i teamet.

Det er ledelsens vurdering, at målet om stabilitet og udvikling i medarbejdergruppen, er i god gænge.

Ad. 2. Effektiviseringer, herunder modernisering af IT-systemer til nutidig standard

Et væsentligt element ind i planen for Borgerservice er at skabe en større tilgængelighed for borgerne, hvorfor der under punkt 3. er en anbefaling af, at der f.eks. planlægges med en længere åbningstid.

Men for at sikre fundamentet for den mest hensigtsmæssige og effektive opgaveløsning tillige med en optimal ressourcestyring, er det nødvendigt at forholde sig til effektiviseringer og automatiseringer, der kan bidrage til at flytte tid fra administration til den fysiske borgerbetjening. Derfor er der hen over sommeren også sket en afdækning og vurdering af de IT-systemer, der anvendes i Borgerservice.

Som resultat af dette arbejde, har Borgerservice igangsat implementering af et nyt bookingsystem kaldet Frontdesk, samt et nyt fagsystem kaldet Biometric, der håndterer udstedelse af pas, kørekort og legitimationskort.

De fleste af de danske kommuner har implementeret bookingsystemet Frontdesk, og det er der gode grunde til. Systemet er designet til både tids- og ressourcestyring på en måde, som er ideel for Borgerservice, men også for Jobcenteret og andre af kommunens fagforvaltninger.

Frontdesk har integration til mange af fagsystemerne, og er tæt koblet på selvbetjeningsløsninger via kommunens hjemmeside. Dette vil optimere styringen og sikre en god borgeroplevelse.

Det nye system er dynamisk, og et godt værktøj til styring og overblik. Systemet giver en høj grad af fleksibilitet og tekniske koblinger til øvrige myndigheder mv. hvorved der spares tid.

Borgerservice har hidtil arbejdet med to bookingsystemer, både en i front og en i pas- og kørekortsystemet. Integrationerne mellem de to bookingsystemer er ikke ideel, hvilket har givet anledning til en del frustrationer i tidsbestillingssituationer for borgerne. Borgerservice har modtaget en del kritik på området, og ser særligt frem til implementeringen af et mere smidigt og dynamisk bookingsystem.

Biometric er et fagsystem til håndtering af pas og kørekort, og efter en nærmere analyse er det besluttet at skifte fra det nuværende fagsystem til Biometric. Dette for at følge med i den teknologiske udvikling, fremtidssikre at udviklingstakten følges på myndighedsområdet, og for at sikre det højeste sikkerhedsniveau i korrekt udført myndighedsopgave, når mange nye skal lære et nyt system. 

Med det nye fagsystem følger også opsætning af dokumentbokse til udlevering af blandt andet pas. Der opstilles på sigt både dokumentboks i Ringkøbing og i Skjern. Der udstedes i gennemsnit 560 pas i måneden fordelt på de to ekspeditionssteder, og når dokumentboksene tages i brug, vil det betyde, at der kommer ca. 400 - 450 færre borgere om måneden, for at få udleveret deres pas. Dermed spares tid. Det betyder også en bedre service for borgerne, da de kan hente deres pas i en udvidet åbningstid, som forventeligt vil være fra kl. 8.00 - 22.00.

Både Frontdesk og Biometric er anerkendte blandt størstedelen af de danske kommuner, og der berettes om stor tilfredshed og nem implementering. Begge systemer forventes implementeret i Borgerservice i Ringkøbing-Skjern Kommune pr. 1. september 2023.

Ad. 3. Normering og serviceniveau

Et væsentligt element ind i planen for Borgerservice er at skabe en større tilgængelighed for borgerne. Mulighederne for at få en tid til personlig betjening øges ved, at åbningstiden for ekspeditioner udvides med minimum 6 timer ugentligt. Der tilstræbes en ekspeditionstid, der kan sammenlignes med de omkringliggende kommuner, hvor de oftest har ekspeditionstider 23-24 timer ugentligt.

I forbindelse med genåbning efter Corona og herefter begyndende udfordringer på bemandingen samtidig med implementering af MitID, blev det indført, at borgerne ikke havde mulighed for at bestille tider om onsdagen. Der blev ikke lukket for henvendelser, men ud over afhentning af pas og hjælp til MitID, er det ikke muligt at blive ekspederet om onsdagen. Det giver dels tid til at løse den del af borgerserviceopgaverne, som ikke bliver løst i selve ekspeditionen af borgerne, og desuden giver det tid til fordybelse i f.eks. nyt lovstof.  

Der er således et ønske om fortsat at holde onsdagen lukket for deciderede ekspeditioner, så sagsbehandlingsfrister på borgerserviceopgaver kan overholdes, og der er tid til systematisk at arbejde med lovstof og kompetenceudvikling.

Åbningstider for ekspeditioner:

Der vil med de nye åbningstider kunne ekspederes mellem 2.500 – 2.800 borgere pr. måned, hvilket er 800 – 1.000 flere tider, end der er for nuværende. Det skyldes dels den øgede åbningstid for ekspeditioner, men også en forventning om bedre tidsstyring.

Der vil være tidsbestilling på alle henvendelser, med en målsætning om, at der skal være mulighed for at få en tid samme dag, eller senest dagen efter. Det vil være muligt at få en akut tid, men der må påregnes ventetid for de som vælger denne løsning. 

Som tidligere nævnt er der ansat nye medarbejdere i teamet, hvilket i en periode vil give en forøgelse i normeringen, men med forventede pensioneringer allerede i år forventes der ikke at være et væsentligt overforbrug i afdelingen.

Ad. 4. Telefonomstilling og reception

I henhold til tidligere beslutning, igangsættes i sensommeren et projekt med henblik på at samle telefonomstillingen for hele kommunen i afdelingen Borgerservice og Ydelse. Der stræbes mod at finde løsninger, der kan træde i kraft pr. 1. januar 2024. Først er fokus på en god implementering af de nye IT-systemer, hvorefter en fase 2 bliver planlægning og igangsætning af opgavesamlingen på telefonomstillingsopgaven.

For Borgerservice Ringkøbing er der en helt særlig opgave i også at agere som reception, for den aktivitet der er på Rådhuset, hvilket også stiller krav til tilgang og service.

Renovering af Finderupsvej 9:

I forbindelse med renovering af Finderupsvej 9 i Skjern, som nu er nært forestående, vil der kunne opleves driftsforstyrrelser og udsættelse af delplaner for de nye tiltag i Borgerservice. Under renovering af Finderupsvej 9, vil der blive afspærret i området med borgerekspeditioner, hvilket kan betyde, at der i en periode vil blive lukket for ekspeditioner i Borgerservice Skjern. Personalet vil i denne periode kunne ekspedere fra Ringkøbing, hvor der så vil være flere ressourcer til rådighed.

Ingen bemærkninger.

Etableringsomkostningerne ved implementeringen af Frontdesk fordeler sig med Borgerserviceandelen kr. 140.000 i 2023 og Jobcenterdelen kr. 150.000 i 2024.

Det er aftalt, at udgiften på kr. 140.645 som vedrører den anden dokumentboks til opsætning i Skjern først leveres og faktureres i 1. kvartal 2024.

De løbende driftsomkostninger til det nuværende bookingsystem er kr. 119.400, hvilket stort set svarer til driftsomkostningerne for det nye Frontdesk. Det nuværende bookingsystem er betalt frem til april måned 2024.

Med overgangen til Biometric vil der være en forøgelse af driftsudgifterne på omkring 90.540 kr. pr. år.

Der må forventes at være en mindre omkostning forbundet med at få etableret strøm og internet til opstillingen af dokumentboksene.

Ingen bemærkninger.

Administrationen indstiller, at Økonomiudvalget:

• tager planen for Borgerservice til efterretning
• godkender at der indledningsvist opstilles en dokumentboks i Ringkøbing, og anden boks afventer renovering af Finderupsvej 9 i Skjern
• godkender udvidelse af åbningstiden i Borgerservice fra 17,5 til 24 timer om ugen fra den 4. september 2023

Ingen bilag.

Administrationens indstilling godkendt.

• Hans Østergaard ()

Kopier link til punktet  -   Print

5: Drøftelse mellem Økonomiudvalget og Hovedudvalget

Sagsnr: 22-026732

Jævnfør den vedtagne budgetprocedure afholdes et dialogmøde mellem Økonomiudvalget og HovedMED-udvalget om budgetlægningen for 2024-2027.

Mødet afholdes i Byrådssalen fra kl. 10-11.

Administrationen indstiller, at Økonomiudvalget og HovedMED-udvalget drøfter budgetlægningen.

Ingen bilag.

Drøftet.

• Hans Østergaard ()

Kopier link til punktet  -   Print

6: Gensidig orientering

Sagsnr:

Ingen bilag.

Orientering fandt sted.

• Hans Østergaard ()

Kopier link til punktet  -   Print

7: Underskriftsside

Sagsnr:

Ingen bilag.

• Hans Østergaard ()