Oplysningspligt på skoleområdet

Kommunen har efter folkeskoleloven pligt til at sikre folkeskoleundervisning af alle børn og unge i kommunen, der er i den skolepligtige alder. For at varetage denne opgave behandler vi personoplysninger om eleven og dennes forældre/værge/samboende.

Behandlingen har til formål at muliggøre varetagelsen af kommunens opgaver i forbindelse med at fremme børn og unges udvikling og læring via kommunale dag- og uddannelsestilbud, samt i samarbejde med forældre/værge at give eleverne kundskaber og færdigheder, der forbereder dem til videre uddannelse og give dem lyst til at lære mere og fremme den enkelte elevs alsidige udvikling.

Derudover vil personoplysninger i form af billeder eller videoer kunne bruges til intern uddannelse af studerende og personale, samt opkvalificering af personalets viden om eleven.

Afhængig af de konkrete omstændigheder mv. behandler vi også oplysninger med følgende formål:

• Afklaring, indsats mv. i forbindelse med PPR
• Skolebuskort
• Hjemmeundervisning
• Dispensationer ved skoleskift
• Modtagerklasser m.m.
• Efterskoleophold
• Skolegang på privatskoler
• Refusion andre kommuner
• Behandling af henvendelser og klager fra andre forældre
• Oplysninger om forældrerepræsentanter i skole/fællesbestyrelser

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om elever og forældre/værge:

• Cpr.nr.
• Navn
• Adresse
• Bopælsoplysninger
• Familieforhold
• Læge
• Forældremyndighed
• Statsborgerskab/fødeland
• Modersmål
• Evt. tidligere skolegang
• Billeder / videoer

Oplysningerne hentes fra CPR registret samt fra borgeren selv ved indskrivning.

For forældre og værger behandles desuden telefonnummer og mailadresse såfremt disse opgives.

• Databeskyttelsesforordningens artikel 5
• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, c og e (almindelige oplysninger)
• Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a og f (følsomme oplysninger)
• Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1 (personnummer)
• Folkeskoleloven
• Forvaltningsloven
• Offentlighedsloven (lov om offentlighed i forvaltningen)

• Administrative- og pædagogiske it-systemer, samt digitale tjenester hos eksterne leverandører, som Ringkøbing-Skjern Kommune har indgået en databehandleraftale med.
• Andre fagområder i Ringkøbing-Skjern Kommune, hvor det er relevant og sagligt i forbindelse med myndighedsudøvelse herunder visitationsudvalget.
• Arkivpligtige data videregives til arkiv.
• Aula - kontaktoplysninger, portrætbilleder og oplysninger om kontaktpersoner.
• Forsknings- og/eller statiske formål – jf. ark. 5, stk. 1, litra b.
• Kommunens pladsanvisningssystem - klassetrin til brug for SFO.
• Kommunens sundhedspleje og tandpleje - kontaktoplysninger, skoledistrikt.
• Kommunens Vej og Trafik til planlægning af skolebuskørsel - adresser til planlægning af rutekørsel.
• Kruso A/S i forbindelse med Skolevalg.dk – UNI-Login
• Præster i forbindelse med konfirmandundervisning – navn.
• Rejseforsikringsselvskaber, hoteller m.v. i forbindelse med skolerejser – navn.
• Samarbejdspartnere i forbindelse med aktiviteter for elever, herunder foreninger - navn.
• Skolefotograf – navn og klasse.
• Styrelsen for IT og Læring (STIL) – UNI-Login mv. som giver adgang til en række tjenester. Se mere på https://www.stil.dk/administration-og-infrastruktur/uni-login, cpr.nr, skolenr.
• Ungdomsskolen i Ringkøbing-Skjern Kommune - elevoplysninger.

• Ny skole - oplysninger fra meddelelsesbog, samt andre nødvendige oplysninger.
• SSP -  navn, klassetrin, oplysning om værge.
• Ungevejen, UU - oplysninger om skolegang - skole, klassetrin, startdato.
• Politiet - oplysninger om skole.
• Politiske udvalg.
• Hjemkommunen, hvis eleven er hjemhørende i anden kommune - skoleoplysninger.
• Taxi eller busselskaber i forbindelse med sygetransport, transport til modtagerklasser og specialcentre - kontaktoplysninger, skoleoplysninger.

Elevens elevproduktioner, læringsplaner og indhold i Aula slettes senest 15 måneder efter eleven har forladt skolen.

Dokumenter der relaterer til skolens notat- og journalpligt gemmes i fem år efter eleven har afsluttet skoleforløb i Ringkøbing-Skjern Kommune. Visse sagsdokumenter overføres herefter til Rigsarkivet jf. arkivloven.

Øvrige personoplysninger om dig og dit/dine barn/børn slettes, når dit barn/dine børn forlader skolen.

Eksamensbeviser slettes ikke, men kan findes på borger.dk.

Vi bruger billeder af dit barn/dine børn i forskellige læringssituationer, samt som led i skole-hjem-samarbejdet for at kunne vise dig, hvad dit barn/dine børn har lavet i løbet af hverdagen, udflugter osv. Med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra e, bruger vi derfor billeder af dit barn/dine børn.

Vi bruger kun harmløse billeder, dvs. at billeder, der unødigt udstiller eller virker krænkende, ikke vil blive offentliggjort. Vi anvender ikke dine billeder i kommerciel sammenhæng eller videregiver til andre, der måtte gøre dette.

På den enkelte skoles hjemmeside, kan du se hvor længe de behandler og opbevarer billeder og videoer, samt hvor billeder og videoer offentliggøres.

Du er også velkommen til at rette henvendelse til skolens kontor, hvis du slet ikke ønsker, at billeder af dig eller dit barn/dine børn skal bruges.

• Du har ret til at få indsigt i dine personoplysninger, vi behandler om dig (indsigtsret).
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet (retten til berigtigelse).
• Du kan i sjældne tilfælde have ret til at få slettet oplysninger om dig, inden vores normale slettefrist indtræder (retten til at blive glemt).
• Du har i visse tilfælde ret til at få behandling af dine personoplysninger begrænset.
• Du har ret til at få flyttet dine personoplysninger (dataportabilitet).
• Du har i visse tilfælde ret til indsigelse i vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.

Du finder datatilsynets kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside.

Kommunen kan kontaktes på:

Ringkøbing-Skjern Kommune – Dagtilbud og Undervisning
Ved Fjorden 6
6950 Ringkøbing
Telefon: 99 74 13 31
E-mail: send sikker mail - borger

Ringkøbing-Skjern Kommunes databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes på:
Mail: dbr@rksk.dk

Vi anbefaler brug af sikker mail, hvis din besked indeholder personlige eller følsomme oplysninger.

Du kan læse mere om databeskyttelse på kommunens hjemmeside rksk.dk.

Oplysningspligt for Den kommunale dagpleje

Oplysningspligt for dagtilbudsområdet