Whistleblower-ordningen

Whistleblowerordningen i Ringkøbing-Skjern Kommune har til formål, at:

• øge mulighederne for, at ansatte og samarbejdspartnere kan ytre sig om strafbare og alvorlige forhold ved Ringkøbing-Skjern Kommune uden at frygte for negative konsekvenser og
• opdage og håndtere fejl og forsømmelser ved Ringkøbing-Skjern Kommune samt forebygge gentagelser til gavn for borgerne.

Whistleblowerordningen er et supplement til den direkte og daglige kommunikation på arbejdspladsen om fejl og kritisable forhold. Hvis du af særlige årsager ikke ønsker at gå til ledelsen eller tillidsrepræsentanten, og hvis du ønsker at være anonym, er whistleblowerordningen et supplement til det eksisterende samarbejdssystem.

Ordningen udelukker ikke muligheden for at indberette via eksterne kanaler som fx Datatilsynet, Justitsministeriet og Folketingets Ombudsmand.

I det følgende beskrives whistleblowerordningen ved Ringkøbing-Skjern Kommune.

Oplysninger kan indgives af:

• alle kommunens medarbejdere, blandt andet deltids- og fuldtidsansatte, medarbejdere der er ansat tidsbegrænset, i vikariat, på timeløn og på ikke ordinære vilkår, fx fleksjobbere og
• medarbejdere ved samarbejdspartnere, som Ringkøbing-Skjern Kommune har et formaliseret samarbejde med, fx private leverandører og underleverandører af varer og tjenesteydelser.

Borgere er ikke omfattet af ordningen

Hvis du som borger vil klage over en afgørelse fra Ringkøbing-Skjern Kommune, henvises til de normale klageadgange.

Der kan indberettes oplysninger om alvorlige forhold, hvis afdækning er i offentlighedens interesse, herunder:

• strafbare forhold, fx brud på tavshedspligt, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse m.v.
• grove eller gentagne overtrædelser af anden lovgivning, fx lovgivning om magtanvendelse, forvaltningslov, offentlighedslov, sektorlovgivning
• grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, fx undersøgelsesprincippet, krav om saglighed, magtfordrejningsgrundsætningen og proportionalitet
• seksuel chikane eller andre grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, fx grov chikane
• overtrædelse af visse EU-retsakter.

Der foretages i hvert enkelt tilfælde en konkret vurdering af, om der er tale om så alvorlige forhold, at de er omfattet af ordningen.

Vær opmærksom på, at hvis du nævner konkrete medarbejdere i indberetningen, så vil de som udgangspunkt blive orienteret om oplysningerne i indberetningen.

Oplysninger om følgende forhold er ikke omfattet af ordningen, herunder:

• whistleblowerens eget ansættelsesforhold, medmindre alvorlig lovovertrædelse eller i øvrigt alvorligt forhold, fx seksuel chikane, grov chikane.
• overtrædelser af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter.
• mindre grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, fx mellem to kolleger.
  Dog er omfattet: mindre samarbejdsvanskeligheder i kritiske funktioner, hvor det kan udgøre en reel risiko for alvorlig skade mv. (fx sundhedssektoren)
• tvister om ansættelsesretlige forhold, der hører til i det fagretlige system.

Disse oplysninger skal som udgangspunkt håndteres via fx nærmeste leder eller TR/AMR/MED-udvalg.

Hvis der indberettes forhold, som ikke er omfattet af ordningen, vil sagen blive afvist, se pkt. 5.

Indberetning skal foretages skriftligt, og det er muligt at vedhæfte dokumentation for at underbygge oplysningerne i indberetningen.

Du vælger selv, om du vil være anonym, når du indberetter, eller om du vil oplyse dit navn og evt. give andre personoplysninger. Hvis du ønsker at være anonym, skal du være opmærksom på, at du ikke via beskrivelserne i indberetningen kommer til at afsløre din identitet.

Når du sender en indberetning, får du en 16-cifret adgangskode, som du skal anvende, når du efterfølgende logger på systemet for at følge sagen og kommunikere med whistleblowerudvalget. Du skal selv logge ind i portalen for at følge sagen, da det af hensyn til anonymiteten ikke er muligt at modtage adviser.

Ingen andre end to uafhængige enheder ved henholdsvis KL og kommunens whistleblowerudvalg har adgang til portalen og de foretagne indberetninger. 
Se om behandlingen af indberetningerne under afsnit 5.

Det system, som benyttes til at modtage indberetningerne i, bliver driftet af BDO Statsautoriseret revisionsselskab, der er en uafhængig part og garanterer for sikkerheden og anonymiteten i systemet. Systemet logger ikke IP-adresser og ID på udstyr, ligesom al datatransmission og lagring af data sker krypteret.

Vær opmærksom på;

Hvis du sender oplysninger ind til whistleblowerordningen fra en computer, der er på kommunens netværk, vil dette kunne blive registreret som led i den almindelige logning af brugeraktiviteter på kommunens netværk.
Derfor skal du i stedet kopiere linket https://rksk.whistleportal.net til whistleblowerportalen ind i en tom browser på en privat eller offentlig computer, der ikke er tilkoblet kommunens netværk.

Indberetningerne modtages af en uafhængig enhed i Kommunernes Landsforening (KL), der sender en kvittering og vurderer, om indberetningen falder inden for ordningen eller ej.

Indberetninger uden for ordningen

En indberetning kan falde uden for ordningen, hvis den ikke angår forhold omfattet af whistleblowerloven. Henvendelsen vil i dette tilfælde blive afvist af KL evt. med en vejledning om, hvilke muligheder, der er for at få sagen behandlet i andet regi.

Indberetninger inden for ordningen

Indberetninger inden for ordningen videresender KL til behandling i kommunens eget uafhængige whistleblowerudvalg, der består af:

• stabschefen for Personale og Digitalisering
• suppleant/ved inhabilitet: Stabschefen for Viden og Strategi
• næstformanden i HovedMED
• suppleant/ved inhabilitet: Den valgte stedfortræder for næstformanden
• en jurist/sagsbehandler fra stabene
• suppleant/ved inhabilitet: en medarbejder med tilsvarende kompetencer.

Hvis oplysningerne i indberetningen ikke i sig selv er tilstrækkelige til at tage stilling til, hvilken reaktion den skal give anledning til, skal whistleblowerudvalget oplyse sagen. Sagen kan oplyses ved at indhente yderligere informationer fra whistlebloweren samt ved iværksættelse af en intern undersøgelse i kommunen.

Hvis undersøgelsen viser kritisable forhold, kan det føre til fx politianmeldelse eller ansættelsesretlige eller kontraktsretlige konsekvenser.

• Hvis der er en formodning om overtrædelse af straffelovgivningen, skal forholdet som udgangspunkt anmeldes til politiet.
• Vedrører sagen alvorlige fejl og/eller forsømmelser begået af en ansat ved Ringkøbing-Skjern Kommune, kan det medføre ansættelsesretlige konsekvenser, herunder disciplinære sanktioner, fx advarsel eller afskedigelse.
• Vedrører sagen alvorlige fejl og/eller forsømmelser begået af en samarbejdspartner, kan det medføre kontraktretlige konsekvenser for samarbejdspartneren, fx kontraktophævelse.

Whistleblowerudvalget laver årligt en opgørelse over antallet af sager og temaer for sagerne, som forelægges for Økonomiudvalget og HovedMED ved udvalgenes første møde i det efterfølgende år.

Oplysninger til whistleblowerordningen skal indgives i god tro, hvilket betyder, at du skal have viden om eller begrundet mistanke om, at der er begået et alvorligt forhold, som er omfattet af whistleblowerordningen.

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt et forhold er omfattet af ordningen, kan du kontakte whistleblowerenheden via portalen. Hvis et forhold ikke er omfattet af whistleblowerordningen, vil du få at vide, at oplysningerne ikke vil blive behandlet, og du vil så vidt muligt også modtage information om, hvor du kan henvende dig med forholdet.

Hvis du bevidst indgiver urigtige eller vildledende oplysninger, og din identitet er kendt eller måtte blive kendt, kan det få ansættelsesretlige/kontraktretlige konsekvenser, og du risikerer også at blive anmeldt til politiet.

Beskyttet mod repressalier

Personer, der indgiver indberetninger til whistleblowerordningen, er beskyttet mod negative konsekvenser forbundet med en indberetning afgivet i god tro. Ved vurderingen af, om en indberetning er afgivet i god tro, skal det indgå, om den indberettende person havde rimelig grund til at antage, at de indberettede oplysninger var korrekte på tidspunktet for indberetningen, og at de indberettede oplysninger var omfattet af Whistleblowerordningens anvendelsesområde.

Hvis du som ansat oplever at blive mødt med ansættelsesretlige konsekvenser, fordi du har benyttet en whistleblowerordning, kan du rette henvendelse til whistleblowerudvalget, sin tillidsrepræsentant eller faglige organisation.

Fortrolighed og tavshedspligt

De personer i KL-enheden og kommunens whistleblowerudvalg, der modtager og behandler indberetninger, har en særlig tavshedspligt med hensyn til alle oplysninger, de får i forbindelse med indberetningerne.

Det betyder, at hvis du i god tro henvender dig til Ringkøbing-Skjern Kommune via whistleblower-portalen, er du sikret, at oplysninger om dig ikke vises for andre end få betroede medarbejdere ved KL og i kommunens whistleblowerudvalg.

Vigtige undtagelser

Hvis du har oplyst din identitet, eller der er oplysninger, hvorfra din identitet direkte eller indirekte kan udledes, må vi dog uden dit samtykke videregive disse til anden offentlig myndighed, hvis videregivelsen sker for at imødegå overtrædelser eller med henblik på at sikre berørte personers ret til et forsvar.

Du vil blive underrettet forud for ovennævnte videregivelse, medmindre underretningen vil bringe relaterede undersøgelser eller retssager i fare.

Videregivelse af andre oplysninger (end din identitet) må kun finde sted, når det sker som led i opfølgning på en indberetning eller for at imødegå overtrædelser. Det betyder, at whistleblowerudvalget kan dele oplysninger fra indberetningen med relevante personer i kommunen med henblik på at afdække, om en indberettet overtrædelse faktisk har fundet sted eller for at forhindre en overtrædelse. De personer, der bliver gjort bekendt med oplysninger fra indberetningen som led i opfølgningen, vil selv blive omfattet af den særlige tavshedspligt og vil blive instrueret om dette.

Ikke partsstatus

En indberetning til en whistleblowerordning vil ikke i sig selv medføre, at du bliver part i den sag, som indberetningen vedrører, herunder opnår de almindelige partsrettigheder som fx partshøring, begrundelse, partsaktindsigt og mulig klageadgang.

Oplysningspligt

Hvis de oplysninger, whistleblowerordningen modtager, handler om en konkret medarbejder, vil vedkommende som udgangspunkt blive underrettet om indberetningen. Oplysningspligten skal dog ikke iagttages, hvis det vil gøre det umuligt eller i væsentlig grad vil forhindre, at indberetningen kan behandles.

Ret til partshøring og aktindsigt

En medarbejder, som er part i en indberetning, skal partshøres over oplysningerne i indberetningen (dog ikke i indberetterens identitet), ligesom der er mulighed for partsaktindsigt i disse oplysninger. Personer, der er nævnt i indberetningen – uden at være part i en sag – vil desuden som udgangspunkt have ret til indsigt i oplysninger om sig selv, hvis din identitet ikke kan udledes af oplysningerne.

Ret til berigtigelse

Hvis oplysningerne i indberetningen vurderes at være urigtige eller vildledende eller de ikke kan dokumenteres, så har den/de medarbejder(e), som indberetningen drejer sig om, ret til at anmode om at få oplysningerne berigtiget.

Den dataansvarlige er:      

Ringkøbing-Skjern Kommune
Ved Fjorden 6
6950 Ringkøbing
E-mail: post@rksk.dk

Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte:

Kommunens databeskyttelsesrådgiver
Ved Fjorden 6
6950 Ringkøbing
E-mail: DPORKSK@lexfutura.dk

Databeskyttelsesrådgiveren kan oplyse dig nærmere om reglerne for databeskyttelse og kan også vejlede dig om dine rettigheder i forhold til kommunens behandling af personoplysninger i whistleblowerportalen.

Formål og lovgrundlag for behandlingen af dine personoplysninger

Behandlingen har det formål, at vi kan udføre den nødvendige sagsbehandling af din indberetning til kommunen om mulige lovovertrædelser eller andre alvorlige forhold i kommunen.

Behandlingen af dine almindelige personoplysninger er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (nødvendig af hensyn til en opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse).

Hvis du har sendt følsomme personoplysninger til os, er vores behandling baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra g, jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 4.

Følsomme personoplysninger er oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en person, helbredsoplysninger, oplysninger om seksuelle forhold eller seksuel orientering.

Hvis du har sendt oplysninger om strafbare forhold, er vores behandling baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 10 og databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og 2.

Behandlingen vil i øvrigt foregå inden for whistleblowerlovens rammer.

Opbevaring af oplysningerne

Det system, som benyttes til at modtage indberetningerne i, bliver driftet af BDO Statsautoriseret revisionsselskab, der er en uafhængig part og garanterer for sikkerheden og anonymiteten i systemet. Systemet logger ikke IP-adresser og ID på udstyr, ligesom al datatransmission og lagring af data sker krypteret.

Indberetningerne i portalen opbevares så længe det er nødvendigt i forhold til sagens behandling og eventuelle overdragelse til politiet eller andre offentlige myndigheder.

Oplysninger om KL’s selvstændige dataansvar

Der er indgået en kontrakt mellem Ringkøbing-Skjern kommune og KL om, at KL skal vurdere, om henvendelser til kommunens whistleblowerordning angår et forhold, der falder ind under whistleblowerloven. KL er kommunernes interesseorganisation, som bl.a. hjælper kommunerne med juridiske opgaver. KL er som udgangspunkt selvstændigt dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger, når KL løser denne opgave.

KL tilgår kommunens whistleblowerportal og kopierer indberetningen til en fortrolig sag i KL’s ESDH-system. Kun de få medarbejdere i KL, der er udpeget til at håndtere indberetninger fra kommunerne samt KL’s juridiske chef, har adgang til indberetningerne. Af hensyn til KL’s mulighed for at kunne varetage sine interesser, hvis der skulle opstå en uenighed mellem KL og kommunen om KL’s opgaveløsning, har KL behov for at opbevare en kopi af din henvendelse og de oplysninger, der måtte blive registreret i indberetningsløsningen i anledning af din henvendelse.
Kopien vil som udgangspunkt blive opbevaret i 3 år. Hvis der opstår en tvist, kan dokumentationen opbevares indtil tvisten er endeligt løst.

KL har pligt til desuden at oplyse dig om følgende:

KL’s kontaktoplysninger

KL
Weidekampsgade 10
2300 København S
kl@kl.dk

Modtagere af oplysningerne
KL opbevarer data i ESDH-systemet GetOrganized, som leveres af Netcompany A/S som databehandler.

I forbindelse med en eventuel tvist, kan dokumentation fra KL’s sager tilgå kommunen, advokater og domstolene og Datatilsynet.

Rettigheder

Du har følgende rettigheder efter GDPR:

• Indsigtsret
• Berigtigelse
• Begrænsning
• Indsigelse

Når en behandling af personoplysninger sker i samfundets interesse, jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra e, hvilket er tilfældet, med hensyn til indberetninger, der skal afdække forhold, som det er i samfundets interesse at få opklaret, gælder retten til sletning ikke. Det følger af GDPR art. 17. stk. 3, litra b. Hvis en oplysning er forkert, kan du i stedet få oplysningen berigtiget – d.v.s. at der bliver gjort et notat om, at du har gjort indsigelse, og at KL er enig i, at oplysningen er forkert.

Du kan læse mere om rettighederne i Datatilsynets vejledning om registreredes rettigheder på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk

Klageadgang

Du kan klage til Datatilsynet over:

Ringkøbing-Skjern Kommunes behandling af dine personoplysninger, som kommunen er dataansvarlig for og KL’s behandling af dine personoplysninger.

Datatilsynet har etableret en uafhængig og selvstændig ekstern whistleblowerordning til modtagelse og behandling af den samme type oplysninger som kommunens ordning omfatter, herunder straffelovsovertrædelser og andre alvorlige forhold, se punkt 3.

På Datatilsynets hjemmeside (www.datatilsynet.dk) er der oplysninger om, hvordan du indberetter overtrædelser til ordningen, hvordan indberetningerne behandles mv.  Der er mulighed for at indberette anonymt.

Fra den 16. december 2021 til udgangen af 2022 har whistleblowerordningen modtaget i alt tre indberetninger, hvoraf to er afvist og én er realitetsbehandlet.

To af indberetningerne faldt efter KL’s vurdering uden for ordningen. KL’s vurdering indebar, at sagerne blev afvist og whistleblowerenheden var ikke forpligtet til at undersøge indberetningerne nærmere. Indberetterne blev af enheden henvist til at anvende de almindelige kanaler i kommunen, herunder ledelseslaget og TR/den faglige organisation, til løsning af forholdene.

Den tredje indberetning blev af KL vurderet at være omfattet af whistleblowerordningen, idet den vedrørte to potentielt strafbare forhold. Whistleblowerenheden iværksatte en intern undersøgelse for nærmere at afdække forholdene så langt som det kunne lade sig gøre i forhold til de indberettede oplysninger og under iagttagelse af tavshedspligten.
Efter en grundig undersøgelse og opfølgning på området, vurderede enheden, at der ikke var tilstrækkelige beviser for, at der var foregået noget ulovligt.
Sagen er således afsluttet uden politianmeldelse og whistlebloweren har fået besked om resultatet.”

I 2023 har whistleblowerordningen modtaget to anonyme indberetninger, hvoraf én er afvist, og én er realitetsbehandlet. 

Den ene af indberetningerne faldt uden for ordningen, hvilket medførte at sagen blev afvist. Whistlebloweren blev henvist til at henvende sig til ledelsen på det pågældende område med henblik på en konkret løsning af forholdene. 

Den anden indberetning var omfattet af whistleblowerordningen, idet den vedrørte et muligt alvorligt forhold om upassende adfærd af chikanøs karakter. Whistleblowerenheden iværksatte en intern undersøgelse for nærmere at afdække forholdet. Efter en grundig undersøgelse og opfølgning i det pågældende fagområde, vurderede enheden, at der ikke var grundlag for politianmeldelse. 

I den anden indberetning indgik også et forhold, som på det foreliggende grundlag faldt uden for ordningen og derfor blev afvist. Whistlebloweren har fået besked om resultatet af behandlingen.