Oplysningspligt på skoleområdet

Kommunen har efter folkeskoleloven pligt til at sikre folkeskoleundervisning af alle børn og unge i kommunen, der er i den skolepligtige alder. For at varetage denne opgave behandler vi personoplysninger om eleven og dennes forældre/værge/samboende.

Behandlingen har til formål at muliggøre varetagelsen af kommunens opgaver i forbindelse med at fremme børn og unges udvikling og læring via kommunale dag- og uddannelsestilbud, samt i samarbejde med forældre/værge at give eleverne kundskaber og færdigheder, der forbereder dem til videre uddannelse og give dem lyst til at lære mere og fremme den enkelte elevs alsidige udvikling.

Derudover vil personoplysninger i form af billeder eller videoer kunne bruges til intern uddannelse af studerende og personale, samt opkvalificering af personalets viden om eleven.

Afhængig af de konkrete omstændigheder mv. behandler vi også oplysninger med følgende formål:

• Afklaring, indsats mv. i forbindelse med PPR
• Skolebuskort
• Hjemmeundervisning
• Dispensationer ved skoleskift
• Modtagerklasser m.m.
• Efterskoleophold
• Skolegang på privatskoler
• Refusion andre kommuner
• Behandling af henvendelser og klager fra andre forældre
• Oplysninger om forældrerepræsentanter i skole/fællesbestyrelser
• Kontrolforanstaltninger – herunder logning af brugen af internet og fagsystemer.

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om elever og forældre/værge:

• Cpr.nr.
• Navn
• Adresse
• Bopælsoplysninger
•  Familieforhold
•  Læge
• Forældremyndighed
• Statsborgerskab/fødeland
• Modersmål
• Evt. tidligere skolegang
• Billeder / videoer
• Identifikationsoplysninger i forbindelse med logning af brugen af internet og fagsystemer.

Oplysningerne hentes fra CPR registret samt fra borgeren selv ved indskrivning.

For forældre og værger behandles desuden telefonnummer og mailadresse såfremt disse opgives.

• Databeskyttelsesforordningens artikel 5.
• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, c og e (almindelige oplysninger).
• Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a og f (følsomme oplysninger).
• Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1 (personnummer).
• Folkeskoleloven.
• Forvaltningsloven.
• Offentlighedsloven (Lov om offentlighed i forvaltningen).

Dine oplysninger kan deles med offentlige myndigheder, domstole eller andre relevante aktører, når det er nødvendigt for sagens behandling eller krævet ved lov. Videregivelse til eksterne samarbejdspartnere (fx almen praksis, politi, regionen) sker kun med lovhjemmel eller samtykke.

• Administrative- og pædagogiske it-systemer, samt digitale tjenester hos eksterne leverandører, som Ringkøbing-Skjern Kommune har indgået en databehandleraftale med.
• Andre fagområder i Ringkøbing-Skjern Kommune, hvor det er relevant og sagligt i forbindelse med myndighedsudøvelse herunder visitationsudvalget.
• Arkivpligtige data videregives til arkiv.
• Aula - kontaktoplysninger, portrætbilleder og oplysninger om kontaktpersoner.
• Forsknings- og/eller statiske formål – jf. ark. 5, stk. 1, litra b.
• Kommunens pladsanvisningssystem - klassetrin til brug for SFO.
• Kommunens sundhedspleje og tandpleje - kontaktoplysninger, skoledistrikt.
• Kommunens Vej og Trafik til planlægning af skolebuskørsel - adresser til planlægning af rutekørsel.
• Kruso A/S i forbindelse med Skolevalg.dk – UNI-Login.
• Præster i forbindelse med konfirmandundervisning – navn.
• Rejseforsikringsselvskaber, hoteller m.v. i forbindelse med skolerejser – navn.
• Samarbejdspartnere i forbindelse med aktiviteter for elever, herunder foreninger - navn.
• Skolefotograf – navn og klasse.
• Styrelsen for IT og Læring (STIL) – UNI-Login mv. som giver adgang til en række tjenester. Se mere på https://www.stil.dk/administration-og-infrastruktur/uni-login., cpr.nr, skolenummer.
• Ungdomsskolen i Ringkøbing-Skjern Kommune - elevoplysninger.

Efter omstændighederne, kan nødvendige oplysninger også gives videre til:

• Lokalhistorisk arkiv – Klassebilleder.
• Ny skole – oplysninger fra meddelelsesbog, samt andre nødvendige oplysninger.
• SSP - navn, klassetrin, oplysning om værge.
• Ungevejen, UU – oplysninger om skolegang - skole, klassetrin, startdato.
• Politiet - oplysninger om skole.
• Politiske udvalg.
• Hjemkommunen, hvis eleven er hjemhørende i anden kommune - skoleoplysninger.
• Taxi eller busselskaber i forbindelse med sygetransport, transport til modtagerklasser og specialcentre - kontaktoplysninger, skoleoplysninger.

Elevernes/dine informationer gemmes i forskellige administrative og pædagogiske it-systemer og digitale tjenester hos eksterne leverandører, som Ringkøbing-Skjern Kommune har indgået en databehandleraftale med. 

Hvis Ringkøbing-Skjern Kommune i enkelte tilfælde anvender leverandører, hvor oplysninger behandles uden for EU/EØS, sikrer vi altid, at det sker på et lovligt og sikkert grundlag efter databeskyttelsesreglerne, så dine oplysninger er beskyttet på samme niveau som i EU.

Elevens elevproduktioner, læringsplaner og indhold i Aula slettes senest 15 måneder efter eleven har forladt skolen.

Dokumenter der relaterer til skolens notat- og journalpligt gemmes i fem år efter eleven har afsluttet skoleforløb i Ringkøbing-Skjern Kommune. Visse sagsdokumenter overføres herefter til Rigsarkivet jf. arkivloven.

Øvrige personoplysninger om dig og dit barn slettes, når dit barn forlader skolen.

Eksamensbeviser slettes ikke, men kan findes på borger.dk

Vi bruger billeder af dit barn i forskellige læringssituationer, samt som led i skole-hjem-samarbejdet for at kunne vise dig, hvad dit barn har lavet i løbet af hverdagen, udflugter osv. Med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra e, bruger vi derfor billeder af dit barn.

Vi bruger kun harmløse billeder, dvs. at billeder, der unødigt udstiller eller virker krænkende, ikke vil blive offentliggjort. Vi anvender ikke dine billeder i kommerciel sammenhæng eller videregiver til andre, der måtte gøre dette.

På den enkelte skoles hjemmeside, kan du se, hvor længe de behandler og opbevare billeder og videoer, samt hvor billeder og videoer offentliggøres.

Du er også velkommen til at rette henvendelse til skolens kontor, hvis du slet ikke ønsker, at billeder af dig eller dit barn/dine børn skal bruges.

Som borger har du rettigheder efter databeskyttelsesforordningen:

• Indsigt: Du kan få at vide, hvilke oplysninger Ringkøbing-Skjern Kommune har om dig (art. 15).
• Berigtigelse: Du kan få rettet forkerte oplysninger (art. 16).
• Sletning, ”retten til at blive glemt”: I særlige tilfælde kan du få slettet oplysninger (art. 17).
• Begrænsning: Du kan i visse tilfælde få begrænset din behandling (art. 18).
• Indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod, at Ringkøbing-Skjern Kommune behandler dine oplysninger (art. 21).
• Dataportabilitet: Hvis Ringkøbing-Skjern Kommune behandler oplysninger om dig på baggrund af dit samtykke eller en kontrakt, og behandlingen sker automatisk, har du ret til at få udleveret dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format – eller til at få dem overført til en anden dataansvarlig, hvis det er teknisk muligt (art. 20). (Denne ret vil kun sjældent være relevant i kommunens sagsbehandling).
• Tilbagekaldelse af samtykke: Hvis Ringkøbing-Skjern Kommune behandler oplysninger på baggrund af dit samtykke, kan du altid trække samtykket tilbage (art. 7, stk. 3).

I visse tilfælde er det nødvendigt, at du afgiver oplysninger, for at kommunen kan behandle din sag eller iværksætte støtte efter lovgivningen.

Hvis nødvendige oplysninger ikke gives, kan det betyde, at sagen ikke kan behandles fuldt ud, eller at der træffes afgørelse på det foreliggende grundlag.

Ringkøbing-Skjern Kommune træffer som udgangspunkt ikke afgørelser, der udelukkende baserer sig på automatisk behandling, herunder profilering.

Du kan kontakte kommunens databeskyttelsesrådgiver, hvis du har spørgsmål til, hvordan Ringkøbing-Skjern Kommune behandler dine personoplysninger:
Telefon: 86 30 09 00
E-mail: dporksk@lexfutura.eu

Hvis du mener, Ringkøbing-Skjern Kommune ikke behandler dine oplysninger lovligt, kan du kontakte kommunes DPO, se ovenfor.

Du har også ret til at klage til:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
dt@datatilsynet.dk

Du kan læse mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk.

Ringkøbing-Skjern Kommune
Ved Fjorden 6
6950 Ringkøbing
E-mail: post@rksk.dk
Tlf.: 99 74 13 00
CVR-nr.: 29 18 96 09

Oplysningspligt for Den kommunale dagpleje

Oplysningspligt for dagtilbudsområdet