Oplysningspligt på dagtilbudsområdet

Kommunen har efter dagtilbudsloven pligt til at sikre pasningstilbud til alle børn i 0-6 års området i kommunen. For at varetage denne opgave behandler vi personoplysninger om børn og forældre/værge/samboende.

Behandlingen har til formål at muliggøre varetagelsen af kommunens opgaver i forbindelse med at fremme børn og unges udvikling og læring via kommunale dag- og uddannelsestilbud, samt skabe sammenhæng og kontinuitet mellem tilbuddene og gøre overgange mellem tilbuddene sammenhængende og alderssvarende udfordrende for børnene. Derudover til intern uddannelse af studerende og personale, samt opkvalificering af personalets viden om børnene.

Afhængig af de konkrete omstændigheder mv. behandler vi også oplysninger med følgende formål:

• Afklaring, indsats mv. i forbindelse med PPR.
• Understøtte dagtilbuddets samarbejde med hjemmet.
• Planlægge dagtilbuddets drift, herunder afholdelse af ferie.
• Dokumentere og informere om dagtilbuddets aktiviteter og daglige liv, herunder pædagogisk dokumentation.
• Sprogvurdere dit barn i alderen omkring 3 og 5 år, og gennemføre eventuel sprogstimulering.
• Træffe afgørelse om standsning af børne- og ungeydelse ved manglende deltagelse i sprogvurdering, sprogstimulering og obligatorisk læringstilbud.
• Behandling af klager.
• Behandling af sager om aktindsigt.
• Behandling af henvendelser og klager fra andre forældre.
• Oplysninger om forældrerepræsentanter i dagtilbuds-/fællesbestyrelser.

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om elever og forældre/værge:

• Cpr.nr.
• Navn
• Adresse
• Bopælsoplysninger
• Familieforhold
• Læge
• Forældremyndighed
• Statsborgerskab/fødeland
• Modersmål
• Evt. tidligere dagtilbud
• Billeder / videoer

Oplysningerne hentes fra CPR registret samt fra borgeren selv ved indskrivning.

For forældre og værger behandles desuden telefonnummer og mailadresse såfremt disse opgives.

Ringkøbing-Skjern Kommunes behandling af personoplysninger sker, fordi det er nødvendigt for, at kommunen kan udføre sine opgaver som offentlig myndighed.

Det sker typisk med hjemmel i:

• GDPR art. 6, stk. 1, litra e (behandling er nødvendig for at udføre offentlig myndighedsudøvelse).
• Hvis vi behandler følsomme oplysninger, sker det efter GDPR art. 9, stk. 2.
• Hvis vi behandler dit CPR-nummmer, sker det efter databeskyttelseslovens § 11.
• Hvis vi behandler oplysninger om strafbare forhold vil ske efter GDPR art. 10 (behandling kun hvor hjemmel i lov, kommunal opgave og nødvendig for formålet).

Formålet med behandling af personoplysninger sker med hjemmel i dagtilbudsloven.

Dine oplysninger kan deles med offentlige myndigheder, domstole eller andre relevante aktører, når det er nødvendigt for sagens behandling eller krævet ved lov. Videregivelse til eksterne samarbejdspartnere (fx almen praksis, politi, regionen) sker kun med lovhjemmel eller samtykke.

• Administrative- og pædagogiske it-systemer, samt digitale tjenester hos eksterne leverandører, som Ringkøbing-Skjern Kommune har indgået en databehandleraftale med.
• Andre fagområder i Ringkøbing-Skjern Kommune, hvor det er relevant og sagligt i forbindelse med myndighedsudøvelse herunder visitationsudvalget.
• Andre dagtilbud i forbindelse med fælles feriepasning.
• Arkivpligtige data videregives til arkiv.
• Aula - kontaktoplysninger, portrætbilleder og oplysninger om kontaktpersoner.
• Dagplejers husstand.
• Eksterne leverandører (Hjerne og Hjertet, Aula).
• Forsknings- og/eller statiske formål – jf. ark. 5, stk. 1, litra b.
• Kommunens pladsanvisningssystem.
• Kommunens sundhedspleje og tandpleje - kontaktoplysninger, skoledistrikt.
• Samarbejdspartnere i forbindelse med aktiviteter for børn, herunder foreninger - navn.
• Fotografer i forbindelse gruppe/stue billeder.
• Pædagogiske konsulenter i Ringkøbing-Skjern Kommune.
• Skole i forbindelse med overgang fra dagtilbud til skole.
• Stat, regioner, andre kommuner, samt private og kommunale institutioner.

Efter omstændighederne, kan nødvendige oplysninger også gives videre til:

• Nyt dagtilbud ved dagtilbudsskift – nødvendige oplysninger.
• Politiske udvalg.
• Taxi eller busselskaber i forbindelse med special og sygetransport - kontaktoplysninger, skoleoplysninger

Hvis der anmodes om aktindsigt efter forvaltningsloven eller offentlighedsloven kan Ringkøbing-Skjern Kommune være forpligtet til at videregive oplysninger om dig til den person, der har anmodet om aktindsigt.

Hvis Ringkøbing-Skjern Kommune i enkelte tilfælde anvender leverandører, hvor oplysninger behandles uden for EU/EØS, sikrer vi altid, at det sker på et lovligt og sikkert grundlag efter databeskyttelsesreglerne, så dine oplysninger er beskyttet på samme niveau som i EU.

Vi opbevarer dine og dit barns personoplysninger, så længe dit barn er indskrevet i dagtilbud Ringkøbing-Skjern Kommune. Derefter slettes oplysningerne hos kommunen.

Er der tale om arkiveringspligtige oplysninger, arkiveres de efter reglerne i arkivloven.

Vi bruger billeder af dit barn i forskellige læringssituationer, samt som led i dagtilbud-hjem-samarbejdet for at kunne vise dig, hvad dit barn har lavet i løbet af hverdagen, udflugter osv. Med hjemmel i Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra e, bruger vi derfor billeder af dit barn.

Vi bruger kun harmløse billeder, dvs. at billeder, der unødigt udstiller eller virker krænkende, ikke vil blive offentliggjort. Vi anvender ikke dine billeder i kommerciel sammenhæng eller videregiver til andre, der måtte gøre dette.

På det enkelte dagtilbuds hjemmeside, kan du se, hvor længe de behandler og opbevarer billeder og videoer, samt hvor billeder og videoer offentliggøres.

Du er også velkommen til at rette henvendelse til dagtilbuddet, hvis du slet ikke ønsker, at billeder af dig eller dit barn/dine børn skal bruges.

Som borger har du rettigheder efter databeskyttelsesforordningen:

• Indsigt: Du kan få at vide, hvilke oplysninger Ringkøbing-Skjern Kommune har om dig (art. 15).
• Berigtigelse: Du kan få rettet forkerte oplysninger (art. 16).
• Sletning, ”retten til at blive glemt”: I særlige tilfælde kan du få slettet oplysninger (art. 17).
• Begrænsning: Du kan i visse tilfælde få begrænset din behandling (art. 18).
• Indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod, at Ringkøbing-Skjern Kommune behandler dine oplysninger (art. 21).
• Dataportabilitet: Hvis Ringkøbing-Skjern Kommune behandler oplysninger om dig på baggrund af dit samtykke eller en kontrakt, og behandlingen sker automatisk, har du ret til at få udleveret dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format – eller til at få dem overført til en anden dataansvarlig, hvis det er teknisk muligt (art. 20). (Denne ret vil kun sjældent være relevant i kommunens sagsbehandling).
• Tilbagekaldelse af samtykke: Hvis Ringkøbing-Skjern Kommune behandler oplysninger på baggrund af dit samtykke, kan du altid trække samtykket tilbage (art. 7, stk. 3).

I visse tilfælde er det nødvendigt, at du afgiver oplysninger, for at kommunen kan behandle din sag eller iværksætte støtte efter lovgivningen.

Hvis nødvendige oplysninger ikke gives, kan det betyde, at sagen ikke kan behandles fuldt ud, eller at der træffes afgørelse på det foreliggende grundlag.

Ringkøbing-Skjern Kommune træffer som udgangspunkt ikke afgørelser, der udelukkende baserer sig på automatisk behandling, herunder profilering.

Du kan kontakte kommunens databeskyttelsesrådgiver, hvis du har spørgsmål til, hvordan Ringkøbing-Skjern Kommune behandler dine personoplysninger:
Telefon: 86 30 09 00
E-mail: dporksk@lexfutura.eu

Hvis du mener, Ringkøbing-Skjern Kommune ikke behandler dine oplysninger lovligt, kan du kontakte kommunes DPO, se ovenfor.

Du har også ret til at klage til:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
dt@datatilsynet.dk

Du kan læse mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk.

Ringkøbing-Skjern Kommune
Ved Fjorden 6
6950 Ringkøbing
E-mail: post@rksk.dk
Tlf.: 99 74 13 00
CVR-nr.: 29 18 96 09

Oplysningspligt for Den kommunale dagpleje

Oplysningspligt for skoleområdet